jak pracować efektywniej

Któż z nas nie chciałby pracować efektywniej, zyskując w efekcie większą ilość wolnego czasu?

Jak pokazują badania, osoby pracujące w 8-godzinnym trybie pracy, poświęcają na pracę w tym czasie tylko około 3 godzin. Oznacza to, że większość tego czasu przeznaczają na zupełnie inne czynności, niezwiązane z pracą, takie jak np. załatwianie prywatnych spraw, rozmowy z kolegami i koleżankami “zza biurka” czy przebywanie w social mediach. Oznacza to, że taka “praca” jest co najmniej nieefektywna. Czy nie prościej byłoby najpierw uporać się z zadaniami, a później ze spokojną głową zająć się własnymi sprawami? Czy nie byłoby efektywniej skupić się w 100% na skutecznym działaniu, aby szybciej zrealizować założony plan i później już tylko odpoczywać? Jeśli chcesz się tego nauczyć, zapraszam Cię do dzisiejszego artykułu.

Aby pracować efektywniej, należy nie tylko lepiej organizować czas pracy, ale również mądrze dysponować swoją energią. Przedstawię Ci dzisiaj 5 prostych sposobów na większą efektywność w pracy (niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, czy z domu), które możesz wdrożyć w życie od razu po przeczytaniu tego wpisu. Od siebie dodam tylko, że wszystkie z nich stosuję z powodzeniem również w mojej pracy.

1. Przygotuj listę zadań

W pierwszej kolejności zaplanuj, co tak naprawdę musisz wykonać i w jakiej kolejności. Stwórz najlepiej w tym miejscu pełny plan tego, co i kiedy chcesz zrealizować. Najlepiej będzie, jeśli weźmiesz kartkę papieru albo otworzysz notatnik w telefonie lub komputerze i zanotujesz wszystko, co pragniesz zrealizować lub nad czym chcesz pracować.

Jeżeli chcesz, weź również pod uwagę naukę i inne swoje obowiązki. Przez “pracę” nie mam na myśli tylko pracy, jako miejsca, które służy utrzymywaniu się i zarabianiu pieniędzy, choć ten termin również je obejmuje. Jako pracę możesz również rozumieć zadania do wykonania. Dlatego ja w przygotowaniu listy zadań zapisuję wszystkie czynności, które muszę wykonać na rzecz mojej pracy zawodowej, nauki czy obowiązków domowych.

Ćwiczenie (ok. 10 minut):

  1. Zapisz na kartce wszystkie zadania, które musisz wykonać w najbliższym czasie.
  2. Zapisz również wszystkie czynności czy postanowienia (jak np. regularna nauka, ćwiczenia, itd), które planujesz wykonać.

2. Pracuj w blokach czasowych

Praca w blokach czasowych to jedno z moich ulubionych narzędzi, które dosłownie zrewolucjonizowało moją efektywność. Przez blok pracy mam tutaj na myśli czas, który poświęcasz tylko i wyłącznie na pracę i nie zajmujesz się w tym czasie niczym innym.

Bloki czasowe mogą różnić się od siebie. Najczęściej spotykałem się z blokami 30-minutowymi, w których zawiera się 25 minut pracy i 5 minut przerwy oraz z blokami 60-minutowymi, w których zawiera się 50 minut pracy i 10 minut przerwy. Ten drugi sposób w świecie rozwoju osobistego nosi nazwę tzw. złotej godziny i jest niezwykle popularną i skuteczną metodą pracy.

Osobiście testowałem obydwa sposoby i zdecydowanie lepiej pracuje mi się w blokach 30-minutowych, ponieważ w trakcie dnia oprócz pracy, uczę się wielu rzeczy z różnych obszarów i po prostu wygodniejsze jest dla mnie operowanie krótszymi blokami pracy. Zachęcam Cię jednak do wypróbowania obydwu sposobów i zastosowania tego, który okaże się wygodniejszy dla Ciebie. Oczywiście nic nie stoi również na przeszkodzie, abyś wymyślił swój unikalny blok pracy, który będzie najlepiej dopasowany do Twoich indywidualnych potrzeb.

Ćwiczenie (ok. 10 minut):

  1. Do listy zadań i czynności z pierwszego punktu dopisz, którym blokiem chcesz pracować nad każdą z czynności.
  2. Zanim ostatecznie wybierzesz konkretne bloki czasowe, poeksperymentuj z każdym z nich, aby uzyskać pewność, że wybrany przez Ciebie czas pracy i odpoczynku jest satysfakcjonujący.
  3. Kiedy wybierzesz już, jakimi blokami pracy będziesz pracował, zaplanuj, ile wykonasz ich w ciągu dnia. Zacznij najlepiej od małej ilości i stopniowo zwiększaj ilość bloków pracy. To pozwoli Ci uniknąć ewentualnych porażek i budować Twoje poczucie skuteczności.

Zauważ również, że w podejściu, w którym ograniczasz na początku ilość bloków pracy, wpływasz również pozytywnie na swoją motywację, ponieważ wiedząc, że wykonasz mniej w krótszym bloku pracy, masz świadomość, że realizacja ostatecznego celu zajmie Ci więcej czasu, a to powoduje chęć jak najefektywniejszego wykonania swojego bloku pracy.

pracować efektywniej i skuteczniej

3. Zaplanuj odpoczynek

Odpoczynek jest równie ważny, jak praca. To zadziwiające, jak często planujemy tylko pracę lub naukę, a nie planujemy czasu, w którym odpoczniemy. To duży błąd, który prowadzi do chronicznego przemęczenia oraz zjawiska prokrastynacji (czyli odkładania rzeczy na później). Odpoczynek i praca to dwie strony tego samego medalu, które wzajemnie uzupełniają się i poświęcanie większej uwagi jednemu czy drugiemu, prędzej czy później doprowadzi do narastającej frustracji. Ja staram się codziennie po zakończonym dniu pracy, poświęcić co najmniej jedną godzinę na relaks, gdzie idę zwykle na spacer, spotykam się ze znajomymi albo czytam książkę, głaszcząc jednocześnie kota 😉

Co bardzo ważne, powinieneś zadbać o odpoczynek nie tylko już po zakończonej pracy, ale również w jej trakcie. Mam na myśli tutaj przerwy, które stosujesz pomiędzy blokami pracy (5 albo 10 minut). Wykorzystaj te kilka minut na odejście od komputera (jeśli przy nim pracujesz), a jeśli wykonujesz pracę fizyczną, to usiądź i odpocznij. Dobrym sposobem jest przewietrzenie się i pooddychanie świeżym powietrzem (ja w ramach przerwy bardzo często przyjmuję pozycję “osiedlowego monitoringu” 🙂 ). Zrób sobie kawę, wyjdź na krótki spacer albo zadzwoń na chwilę do znajomego. Niech to będzie coś, dzięki czemu naprawdę odpoczniesz przez te kilka minut.

Zaplanuj ponadto, kiedy nie pracujesz w ogóle (u mnie takim dniem jest cała niedziela) i przeznacz ten czas całkowicie na relaks i regenerację. Zwykle nie robię wtedy nic związanego z pracą i pozwalam sobie na pełne naładowanie baterii. Gdyby nie to, z pewnością szybko odczułbym duże zmęczenie i narastającą frustrację w moim intensywnym trybie życia. Gwarantuję Ci, że przemyślany odpoczynek jest jedną z najlepszych inwestycji we własną pracę.

Ćwiczenie (ok. 5 minut):

  1. Zaplanuj codziennie czas na odpoczynek o długości co najmniej jednego bloku pracy. Niech odpoczynek wejdzie Ci w nawyk, jako stała część Twojej pracy!
  2. Zaplanuj, jakie czynności będziesz wykonywać w trakcie kilkuminutowej przerwy pomiędzy blokami pracy.
  3. Zaplanuj co najmniej jeden pełny dzień odpoczynek i relaks. Zaplanuj sobie ten dzień wcześniej, abyś przypadkiem nie poświęcił go na dodatkową pracę. Naucz się odpoczywać, ponieważ bez tego nie będziesz w stanie efektywnie pracować na dłuższą metę.

4. Wyznacz stałe miejsce pracy

Z reguły trudniej jest nam zabrać się do działania, kiedy nie mam swojego “kąta”, w którym możemy poświęcić czas tylko na pracę. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednego, stałego miejsca, w którym zawsze będziemy wykonywali swoje założenia. Dobrze, aby było to miejsce, które automatycznie kojarzy się nam z daną czynnością (np. biurko), ponieważ wtedy dzięki efektowi skojarzeń, zaczynamy kojarzyć je z pracą i łatwiej zabrać się nam do działania.

W przypadku pracy w firmie sprawa jest raczej prosta. Tutaj wystarczy tylko wybrać biurko lub usiąść do tego, które zostało nam przydzielone, aby zabrać się do działania. W przypadku pracy zdalnej jest już nieco trudniej. Jeśli nie posiadamy bowiem takiego miejsca, dobrze jest wybrać takie, w którym będzie nam się wygodnie pracowało i absolutnie nie będzie kojarzyło nam się z odpoczynkiem (dlatego np. praca w łóżku nie jest dobrym pomysłem).

Efekt skojarzeń jest bardzo dobrym aktywatorem nawyku. O budowaniu nawyków pisałem więcej w artykule “Jak tworzyć nawyki, które zostaną z Tobą na zawsze?” i zachęcam Cię do zapoznania się z nim, jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę na temat świadomej budowy nawyków. Aktywator nawyku natomiast to bodziec zmysłowy lub sytuacyjny, który powoduje uruchomienie się konkretnego nawyku. W przypadku nawyku pracy przy biurku wystarczy przy nim po prostu usiąść, aby skojarzył on się nam z pracą i aktywował sygnał do mózgu, że teraz jest czas na pracę.

Ćwiczenie (ok. 2 minut):

Zastanów się, jakie miejsce możesz przeznaczyć na stały punkt, w którym będziesz pracował albo się uczył. Niech to będzie miejsce, które kojarzyć się będzie tylko z daną czynnością!

jak pracować efektywniej aby mieć więcej czasu

5. Naucz się zaczynać

Nauka zaczynania to niezwykle cenna umiejętność w przypadku budowania samodyscypliny. Tkwi w niej niezwykła siła, która może przełożyć się na prawdziwą efektywność w pracy i nie tylko. Kiedy nauczysz się rozpoczynać swoje postanowienia i zaplanowane zadania, zdecydowanie zwiększasz szansę ich wykonania. Jak wygląda to w praktyce?

Załóżmy, że chcesz się pouczyć, ale nie potrafisz się w sobie zebrać i nie masz ku temu żadnej motywacji. Dobrym pomysłem będzie otworzenie odpowiedniej strony książki lub notatek, których chcesz się uczyć i przeczytanie tylko np. pierwszego zdania. To całkowicie wystarczy. Od tego momentu będzie Ci zdecydowanie trudniej już przerwać naukę i oderwać się od niej. W przypadku pracy wystarczy, że usiądziesz do biurka i otworzysz program, w którym pracujesz, np. Excel. W przypadku kiedy chcesz iść poćwiczyć, wystarczy, że spakujesz torbę albo przebierzesz się w strój sportowy. Prawdopodobnie nie rozpakujesz już torby ani nie wskoczysz z powrotem w dres, tylko dlatego, żeby nie pójść potrenować. Zauważ, że to wszystko są czynności, które zajmują maksymalnie kilka minut, a po ich wykonaniu zdecydowanie prościej będzie Ci kontynuować. Nauka zaczynania jest więc tak naprawdę nauką kończenia.

Ćwiczenie (ok. 10 minut):

  1. Do każdej z zaplanowanej na liście czynności stwórz tzw. blok startowy, czyli czynność lub listę czynności początkowych, dzięki którym rozpoczniesz wykonywanie swoich założeń.
  2. Co bardzo ważne, nie nastawiaj się na wykonanie całej czynności, tylko jej krótkiego rozpoczęcia. Z pewnością zauważysz, że po rozpoczęciu, cała reszta pójdzie lawinowo i zdecydowanie prościej będzie Ci się zmobilizować.
  3. Sztukę zaczynania postaraj się przekuć w nawyk. Po czasie nie powinno sprawić Ci już żadnej trudności rozpoczęcie swoich zadań i postanowień, nawet pomimo ogromnej niechęci.

Jakie Ty jeszcze stosujesz sposoby, aby pracować efektywniej? Podziel się ze mną w komentarzu poniżej 🙂

Komentarze w “5 sposobów, aby pracować efektywniej

  1. Bardzo ciekawy artykuł, wypróbuję już od jutra. Ostatnio też się zastanawiałam ile czasu w ciągu 8h poświęcam na pracę i wyszło 4h 🙂 a na pracy zdalnej jestem jeszcze min do końca sierpnia, więc stałe miejsce jest bardzo potrzebne. Ja korzystam z listy zadań bo lubię patrzeć jak ubywa ich z listy (skreślanie kolejnych pozycji daje mi przyjemność) , ale też widząc wszystkie zadania łatwiej mi określić priorytety, dzięki czemu nie zostaję na koniec dnia z ważnymi zadaniami 😀 oszczędzam sobie stresu, że nie zdążę

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *