Multitasking to pojęcie, wokół którego urosło wiele mitów.
Wielu z nas twierdzi, że stosuje multitasking na co dzień. Wykonywanie kilku czynności jednocześnie wydaje się czymś prostym i skutecznym. W końcu w tym samym czasie możemy wykonać więcej – dlaczego więc z tego nie korzystać? Kto z nas nie chciałby być bardziej produktywny? Istnieje jednak wiele sprzecznych opinii na ten temat. Czy multitasking naprawdę działa? Czy wielozadaniowość to faktycznie zaleta, czy może jednak wada? Czy istnieją skuteczniejsze techniki? Przyjrzyjmy się temu dokładniej.
Czym w istocie jest multitasking?
Multitasking to nic innego jak wykonywanie kilku czynności jednocześnie. Jedzenie posiłku przy jednoczesnym oglądaniu filmiku na youtube, prowadzenie rozmowy przez telefon podczas jazdy samochodem (przez zestaw głośnomówiący, oczywiście 😉 ) czy odpowiadanie na maila przy jednoczesnym słuchaniu audiobooka. To przykłady czynności, które śmiało możemy uznać za multitasking, a więc trzeba zauważyć, że stosujemy go praktycznie codziennie – i to często zupełnie nieświadomie. Wydaje się to bardzo dobra wiadomość.
Wielozadaniowość to coś, co pozwala nam wykonywać więcej, w krótszym czasie. Kto z nas nie chciałby zwiększyć swojej efektywności o kilkadziesiąt procent? Pracować i poszerzać swoje kompetencje jednocześnie, np. w formie audiobooków? Wykonać zaległe obowiązki szybciej, żeby później cieszyć się wolnym czasem? Poza tym, taki wielozadaniowy pracownik to marzenie każdego szefa 😉 Pracownik odpowiadający na maile, który prowadzi jednocześnie rozmowy z klientami przez telefon? Dlaczego nie? Efektywność w pracy jest przecież jednym z kluczowych czynników, które mają wpływ na nasze postrzeganie jako pracownika, a nawet możliwość awansu! Multitasking wydaje się więc mieć same pozytywy – wystarczy go tylko stosować.
Co mówią badania na temat multitaskingu?
Zanim odpowiem Ci na to pytanie, zaproponuję Ci coś innego. Przeprowadźmy sobie własny eksperyment – na Tobie 🙂
Poniżej zamieściłem krótki, półtoraminutowy filmik, na którym kilka osób podaje między sobą dwie piłki do koszykówki. Twoim zadaniem jest policzyć, ile podań wykonały osoby w białych koszulkach. Nic poza tym. Jesteś gotów? Włącz teraz filmik i policz ilość podań osób w białych koszulkach.
No i jak wrażenia po tym eksperymencie? 🙂
Jeśli udało Ci się poprawnie zliczyć podania i jednocześnie zauważyć goryla na nagraniu, to gratuluję, bo jak pokazały badania, nie udaje się to znacznej większości z nas. To tylko jedno z wielu przykładowych badań, które pokazują jedną, największą wadę multitaskingu.
Nasz mózg ma ogromne trudności w wykonywaniu więcej niż jednej czynności jednocześnie.
Świetnie pokazały to inne badania, wykonane w 2001 roku przez trójkę badaczy z Uniwersytetu w Michigan (link do oryginalnych badań TUTAJ). Naukowcy udowodnili, że spadek wydajności podczas wykonywania kilku czynności jednocześnie może sięgać nawet 40%. To spadek efektywności o prawie połowę!
Dzieje się tak dlatego, że nasz mózg nie potrafi skoncentrować uwagi na, chociażby dwóch czynnościach jednocześnie. Oznacza to, że kiedy wykonujemy dwie czynności jednocześnie, mózg tak naprawdę przełącza uwagę pomiędzy jedną czynnością a drugą, co daje złudne poczucie skupiania się na nich w tej samej chwili. Za każdym razem, kiedy dochodzi do takiego przełączenia uwagi, nasz mózg potrzebuje kolejnej milisekundy na „złapanie uwagi” i zdanie sobie sprawy z tego, co aktualnie się dzieje. To właśnie to przełączanie uwagi pomiędzy czynnościami jest najbardziej dla nas zgubne.
Jak się okazuje, takie przełączanie się pomiędzy zadaniami bardzo męczy nasz mózg, co – jak można się łatwo domyślić – powoduje bardzo duże spadki efektywności. I choć krótkoterminowo wydaje się, że robimy więcej, w efekcie jakość wykonanej pracy jest zdecydowanie niższa. Osoby, które np. uczą się do egzaminu i jednocześnie sprawdzają regularnie media społecznościowe, wypadają statystycznie gorzej na egzaminach od osób, które nie ulegają rozpraszaczom w trakcie nauki.
Jednak jak ze wszystkim i tym razem sądzę, że najlepszy jest złoty środek i multitasking nie jest tylko i wyłącznie zły i szkodliwy. Mało szkodliwe wydaje się stosowanie multitaskingu w czynnościach niewymagających od nas zbytniej uwagi jak np. gotowanie i słuchanie audiobooka albo nauka słówek przez słuchanie lektora połączona z bieganiem.
Tak więc multitasking może nie szkodzić znacząco, kiedy np. oglądamy mecz i rozmawiamy z kimś jednocześnie, ale kiedy już prowadzimy samochód, pędząc autostradą i rozmawiamy z kimś przez telefon (nawet przez zestaw głośnomówiący), skutki mogą być tragiczne.
Czy da się nauczyć multitaskingu?
W XX wieku żył pewien mężczyzna, którego niesamowite zdolności do dziś przyprawiają naukowców o zawrót głowy. Harry Kahne był osobą, którego słowo „wielozadaniowość” zdecydowanie było drugim imieniem. Podczas jego przykładowego występu, odczytywał na głos tytuły gazet, gdzie jedną ręką zapisywał je od tyłu i do góry nogami, a drugą robił to samo w lustrzanym odbiciu. Jednocześnie dzielił wielomilionową liczbę przez 4, a kolejne 7 wielomilionowych liczb dodawał. Ponadto przez cały prowadził dialog z publicznością. Te wszystkie czynności wykonywał oczywiście jednocześnie.
Harry Kahne stworzył nawet specjalny kurs, w którym zamieścił specjalne zadania umysłowe, które miały nauczyć ludzi jego niesamowitych zdolności. Niestety, drugiego Harry’ego Kahna nigdy nie było.
Badania przeprowadzone na ten temat wiele lat później pokazały, że nie da się nauczyć multitaskingu, ale faktycznie – bardzo niewielki odsetek ludzi ma pewną tendencję do wielozadaniowości, która nie ma ubytku na jakości tych zadań. Jak się jednak okazuje, jest to niesamowicie niewielki odsetek społeczeństwa. Możemy więc przyjąć ogólny wniosek, że multitasking to nie umiejętność, a raczej wrodzona predyspozycja i nie warto się go uczyć.
Natomiast pytanie, które mi się nasuwa – to czy faktycznie warto uczyć się wielozadaniowości? 🙂 Istnieje dziś wiele skutecznych metod podnoszenia efektywności pracy i zwiększania wydajności. A konkretnie mam na myśli jedną metodę, która jest całkowitym przeciwieństwem multitaskingu, a daje o wiele bardziej obiecujące efekty. Stosuję ją nawet teraz, podczas pisania tego artykułu 🙂 Mowa o mindfulness.
Mindfulness, jako przeciwieństwo multitaskingu.
Mindfulness to skupianie uwagi na chwili obecnej. To bycie obecnym tu i teraz. Jest to całkowite przeciwieństwo wielozadaniowości, które każe skupiać uwagę na kilku czynnościach jednocześnie. Wykonywanie czynności metodą mindfulness mówi o skupieniu się na jednej czynności, której poświęcasz 100% uwagi przez założoną jednostkę czasu.
Jest to metoda, która polega na wyznaczeniu sobie bloku pracy, w którym wykonujesz tylko ustaloną wcześniej czynność. Żadnych rozpraszaczy, mediów społecznościowych, rozmów z kolegami w pracy, audiobooków. Tylko pełne skupienie, które pozwala Ci wycisnąć z wyznaczonego czasu jak najwięcej.
Osobiście stosuję tę metodę już od bardzo dawna, bo czuję po prostu jej skuteczność. Zwykle, kiedy piszę artykuł na bloga, tak jak teraz, robię to również w blokach czasowych. Ile wynosi u mnie jeden blok? 25 minut nieprzerwanej pracy i 5 minut przerwy, podczas której odchodzę od komputera, idę pooddychać świeżym powietrzem albo bawię się z kociakami 🙂 Przerwą ma być coś, co faktycznie pozwala Ci odpocząć i zrobić na moment stop-klatkę przed kolejnym blokiem pracy.
Ćwiczenie:
- Ustal, w jakich blokach czasowych chcesz pracować, np. 25 min, 15 min, albo 45 min i ustal przerwy między blokami, np. 5 min albo 10 min.
- Wyznacz zadanie do wykonania i ilość takich bloków, które chcesz przepracować.
- Zacznij blok pracy i podczas niego skup się tylko na jednej, wyznaczonej czynności.
- Po zakończeniu pracy zrób sobie kilka minut przerwy, a następnie rozpocznij kolejny blok.
Wypróbuj na sobie efekty takiej pracy i sprawdź, ile uda Ci się zrobić. Dostrzeżesz wtedy, że pełne skupienie pozwala Ci wycisnąć z niej jeszcze więcej i wcale nie potrzeba do tego wykonywania kilku zadań jednocześnie. Uczysz wtedy swój umysł skupiać uwagę tylko na jednej czynności, tak jak został naturalnie do tego stworzony. Być może wejdziesz nawet w stan „flow”, w którym będziesz chciał rozpocząć kolejny blok od razu po jego zakończeniu (mi bardzo często się to zdarza). To jest właśnie klucz do prawdziwej efektywności.
Kilka ogólnych wskazówek na koniec
Oto kilka ogólnych wskazówek, które pomogą Ci wycisnąć jak najwięcej z metody mindfulness i zwiększyć znacząco swoją efektywność:
- Zawsze wcześniej ustal, co wykonasz podczas bloku pracy. Niech nie będzie to ogólne stwierdzenie „pracuję”, bo przez pracę możesz rozumieć wiele czynności. Tutaj chodzi o konkrety. Ustal konkretne zadania, które wykonasz podczas bloku pracy np. „pisanie artykułu”, „odpowiadanie na maile”, „czytanie o efektywności” itd.
- Podczas bloku pracy skupiaj się tylko na pracy. Nie odchodź od biurka lub komputera, dopóki nie zakończysz bloku. Staraj się ten czas wykorzystać jak najefektywniej. To Twój czas pracy i tylko od Ciebie zależy, jak go wykorzystasz.
- Uważaj na dystraktory! Włączenie na kilka sekund Facebooka to już multitasking, który jak już wiesz, znacznie obniża Twoją jakość pracy. Uważaj na rozmowy z innymi, na włączone w tle radio i inne rozpraszacze, które kradną Twoją uwagę. Postaraj się wyeliminować je wszystkie.
- Nie zaniedbuj przerw i wykorzystuj maksymalnie swój czas na odpoczynek. To czas na zebranie sił, aby maksymalnie wykorzystać kolejny blok pracy. Zaplanuj wcześniej, w jaki sposób odpoczniesz – kilkuminutowy spacer czy poczytanie luźnej książki to moje sposoby na regenerację.
Daj mi znać w komentarzu, jak u Ciebie sprawdza się praca w blokach i z jakich jeszcze metod Ty korzystasz? 🙂
