Multitasking, jak jest z nim naprawdę?

Wielu z nas twierdzi, że stosuje multitasking na co dzień. Wykonywanie kilku czynności jednocześnie wydaje się czymś naturalnym i skutecznym. W końcu w tym samym czasie możemy wykonać więcej – dlaczego więc z tego nie korzystać? Kto z nas nie chciałby być bardziej produktywny? Istnieje jednak wiele sprzecznych opinii na ten temat. Dlatego dzisiaj odpowiem na następujące pytania – Czy multitasking naprawdę działa? Czy wielozadaniowość to faktycznie zaleta, czy może jednak wada? Czy istnieją skuteczniejsze techniki?

Czym jest multitasking?

Multitasking to, pisząc najprościej, wykonywanie kilku czynności jednocześnie. Jedzenie posiłku przy jednoczesnym oglądaniu video na youtube, prowadzenie rozmowy przez telefon podczas jazdy samochodem (przez zestaw głośnomówiący, oczywiście 😉 ) czy odpowiadanie na maila przy jednoczesnym słuchaniu audiobooka to jedynie przykłady. Warto zauważyć, że wielozadaniowość stosujemy praktycznie codziennie – i to często zupełnie nieświadomie. Wydaje się być to bardzo dobra wiadomość dla naszej produktywności.

W końcu, kto z nas nie chciałby zwiększyć swojej efektywności o kilkadziesiąt procent? Pracować i poszerzać swoje kompetencje jednocześnie, na przykład w formie audiobooków? Wykonać zaległe obowiązki szybciej, żeby później cieszyć się wolnym czasem? Poza tym, taki wielozadaniowy pracownik to marzenie każdego szefa. 😉 Pracownik odpowiadający na maile, który prowadzi jednocześnie rozmowy z klientami przez telefon – dlaczego nie? Efektywność w pracy jest przecież jednym z kluczowych czynników, które mają wpływ na nasze postrzeganie jako pracownika, a nawet możliwość awansu! Multitasking wydaje się więc mieć same pozytywy – wystarczy go tylko stosować.

Jednak, czy aby na pewno?

Co mówią badania na temat multitaskingu?

Zanim odpowiem na to pytanie, zaproponuję Ci pewne doświadczenie. Przeprowadźmy sobie szybki eksperyment – na Tobie. 🙂

Poniżej zamieściłem krótki, półtoraminutowy filmik, na którym kilka osób podaje między sobą dwie piłki do koszykówki. Twoim zadaniem jest policzyć, ile podań wykonały osoby w białych koszulkach. Nic poza tym. Jesteś gotów? Włącz teraz filmik i policz ilość podań osób w białych koszulkach.

No i jak wrażenia po tym krótkim eksperymencie?

Jeśli udało Ci się poprawnie zliczyć podania i jednocześnie zauważyć goryla na nagraniu, to gratuluję, bo jak pokazały badania, nie udaje się to znacznej większości z nas. Jeśli myślisz teraz „Zaraz, jaki goryl?”, to obejrzyj nagranie raz jeszcze, tylko tym razem bez liczenia podań.

To tylko jeden z wielu przykładowych eksperymentów, które pokazują jedną, główną wadę multitaskingu. A mianowicie nasz mózg ma ogromne trudności w wykonywaniu więcej niż jednej czynności w danym momencie. Świetnie pokazało to inne badanie, wykonane w 2001 roku przez trójkę badaczy z Uniwersytetu Michigan. Naukowcy udowodnili, że spadek wydajności podczas wykonywania kilku czynności jednocześnie może sięgać nawet 40%¹. To spadek efektywności o prawie połowę!

Dzieje się tak dlatego, że nasza uwaga może być ukierunkowana tylko na jedną czynność jednocześnie, nawet jeśli wydaje nam się, że jest inaczej. Kiedy wykonujemy dwie czynności jednocześnie, to w rzeczywistości nasz mózg bardzo szybko przełącza uwagę pomiędzy jedną czynnością a drugą, co daje nam złudne poczucie skupiania się na nich w tej samej chwili. Za każdym razem, kiedy dochodzi do takiego przełączenia uwagi, nasz mózg potrzebuje kolejnej milisekundy na skupienie się i zdanie sobie sprawy z tego, co aktualnie się dzieje. To właśnie to przełączanie uwagi pomiędzy czynnościami jest najbardziej dla nas zgubne.

Jak się okazuje, takie „przełączanie się” pomiędzy zadaniami bardzo męczy nasz mózg, co – jak można się łatwo domyślić – powoduje bardzo duży spadek efektywności. I choć krótkoterminowo wydaje nam się, że robimy więcej, to w efekcie jakość wykonanej pracy jest zdecydowanie niższa. Osoby, które na przykład poświęcają czas na naukę i jednocześnie korzystają z mediów społecznościowych, osiągają gorsze wyniki w nauce od osób, które skupiają się w pełni na nauce².

Jak w przypadku wielu innych czynności myślę, że najzdrowiej jest zachować rozsądek i złoty środek. Dlatego nie uważam, żeby multitasking był wyłącznie zły i szkodliwy. Mało szkodliwe wydaje się stosowanie mutlitaskingu w czynnościach niewymagających od nas zbytniej uwagi, jak na przykład jedzenie posiłku połączone ze słuchaniem audiobooka albo nauka słówek przy pomocy lektora połączona z bieganiem.

Tak więc multitasking może nie szkodzić znacząco kiedy na przykład oglądamy mecz i rozmawiamy z kimś jednocześnie, ale kiedy już prowadzimy samochód pędząc autostradą i rozmawiamy z kimś przez telefon (nawet przez zestaw głośnomówiący), skutki mogą być tragiczne.

Czy da się nauczyć multitaskingu?

W XX wieku żył pewien mężczyzna, którego niesamowite zdolności do dziś przyprawiają naukowców o zawrót głowy. Harry Kahne był osobą, dla której „wielozadaniowość” było zdecydowanie drugim imieniem. Podczas jego przykładowego występu odczytywał na głos tytuły gazet, jedną ręką zapisywał je od tyłu i dołem do góry, a drugą ręką robił to samo w lustrzanym odbiciu. Jakby tego było mało, jednocześnie dzielił wielomilionową liczbę przez 4, a kolejne 7 wielomilionowych liczb dodawał do siebie. Ponadto przez cały czas prowadził dialog z publicznością.

Harry Kahne stworzył nawet własny kurs, w którym zamieścił specjalne zadania umysłowe, które miały nauczyć ludzi jego niesamowitych zdolności. Niestety, drugiego Harry’ego Kahna nigdy nie było.

Badania przeprowadzone na ten temat wiele lat później pokazały, że nie da się nauczyć multitaskingu, ale faktycznie – bardzo niewielki odsetek ludzi ma pewną tendencję do wielozadaniowości, która nie ma ubytku na jakości tych zadań. Jak się jednak okazuje, jest to bardzo niewielki odsetek społeczeństwa. Możemy więc przyjąć ogólny wniosek, że multitasking to nie umiejętność, a raczej wrodzona predyspozycja i nie warto się go uczyć.

Natomiast pytanie brzmi, czy faktycznie warto uczyć się wielozadaniowości? Istnieje dziś wiele skutecznych metod podnoszenia efektywności pracy i zwiększania osobistej wydajności. Konkretnie mam na myśli jedną metodę, która jest całkowitym przeciwieństwem multitaskingu, a daje o wiele bardziej obiecujące efekty. Mowa o mindfulness.

Mindfulness, jako przeciwieństwo multitaskingu

Mindfulness to, w dużym uproszczeniu, skupianie uwagi na chwili obecnej. To bycie obecnym tu i teraz. Jest to całkowite przeciwieństwo wielozadaniowości, która opiera się na skupianiu uwagi na kilku czynnościach jednocześnie. Wykonywanie czynności metodą mindfulness zakłada skupianie się na jednej w 100% przez założony czas.

Pracując metodą mindfulness wyznaczamy konkretny blok pracy, w którym wykonujemy zaplanowaną czynność. Żadnych rozpraszaczy w postaci mediów społecznościowych, rozmów z kolegami w pracy czy audiobooków, Jedynie pełne skupienie, które pozwala nam wycisnąć z wyznaczonego czasu jak najwięcej.

Taka praca posiada wiele korzyści – od poprawy koncentracji, przez większe zaangażowanie w pracę, na lepszym samopoczuciu kończąc³. Osobiście pracuję metodą mindfulness od bardzo dawna, ponieważ czuję na sobie jej skuteczność. Zwykle, kiedy piszę artykuł, tak jak teraz, robię to w konkretnych blokach czasowych, w pełnym skupieniu. W moim przypadku jeden blok pracy wynosi 25 minut. Następnie robię 5 minut przerwy, podczas której odchodzę od komputera, idę pooddychać świeżym powietrzem albo bawię się z kociakami. Przerwą ma być coś, co faktycznie pozwala nam odpocząć i zregenerować się przed kolejnym blokiem pracy.

Ćwiczenie:

1. Ustal, w jakich blokach czasowych chcesz pracować, na przykład 25 min, 15 min, albo 45 min i ustal przerwy pomiędzy kolejnymi blokami, na przykład 5 min albo 10 min.
2. Wyznacz zadanie do wykonania i ilość bloków, które chcesz wykonać.
3. Zacznij blok pracy i podczas niego skup się tylko na jednym wyznaczonym zadaniu. Nie rozpraszaj się innymi czynnościami.
4. Po zakończeniu pracy zrób sobie kilka minut przerwy, a następnie rozpocznij kolejny blok.

Wypróbuj na sobie efekty takiej metody i sprawdź, ile bloków uda Ci się wykonać. Prawdopodobnie dostrzeżesz, że pełne skupienie pozwala Ci być dużo efektywniejszym i nie potrzebujesz do tego multitaskingu. Trenujesz w ten sposób koncentrację, do której nasze umysły zostały naturalnie stworzone. Być może wejdziesz nawet w stan „flow” i po zakończeniu jednego bloku pracy od razu będziesz chciał rozpocząć kolejny (mnie bardzo często się to zdarza). To jest właśnie klucz do prawdziwej efektywności.

Kilka ogólnych wskazówek na koniec

Oto kilka ogólnych wskazówek, które pomogą Ci wycisnąć jak najwięcej z metody mindfulness i zwiększyć znacząco swoją efektywność:

• Zawsze wcześniej ustal, co wykonasz podczas bloku pracy. Niech nie będzie to ogólne stwierdzenie „pracuję”, bo przez pracę możesz rozumieć wiele czynności. Tutaj chodzi o konkrety. Ustal konkretne zadania, które wykonasz podczas bloku pracy np. „pisanie artykułu”, „odpowiadanie na maile”, „czytanie o efektywności” itd.
• Podczas bloku pracy skupiaj się tylko na pracy. Nie odchodź od biurka lub komputera, dopóki nie zakończysz bloku. Staraj się ten czas wykorzystać jak najefektywniej. To Twój czas pracy i tylko od Ciebie zależy, jak go wykorzystasz.
• Uważaj na dystraktory! Włączenie na kilka sekund Facebooka to już multitasking, który jak już wiesz, znacznie obniża Twoją jakość pracy. Uważaj na rozmowy z innymi, na włączone w tle radio i inne rozpraszacze, które kradną Twoją uwagę. Postaraj się wyeliminować je wszystkie.
• Nie zaniedbuj przerw i wykorzystuj maksymalnie swój czas na odpoczynek. To czas na zebranie sił, aby maksymalnie wykorzystać kolejny blok pracy. Zaplanuj wcześniej, w jaki sposób odpoczniesz – kilkuminutowy spacer czy poczytanie luźnej książki to moje sposoby na regenerację.

Daj mi znać w komentarzu, jak u Ciebie sprawdza się praca w blokach i z jakich jeszcze metod Ty korzystasz? 🙂